Hoy en día se usa el correo electrónico de manera frecuente. No siempre lo hacemos para comunicarnos con familias y amigo, también es una herramienta habitual en entorno académico y empresarial.
Por lo tanto, resulta indispensable saber cómo escribir un correo electrónico formal, ya que cada vez más nos encontramos escribiendo algún correo electrónico a un profesor, jefe, contacto comercial, alguna solicitud de información, agencia, superior, o cualquier otro contacto en el cual el trato formal sea necesario.
Siguiendo las consideraciones y sencillas pautas que te daremos a continuación, sabrás con detalle ¿Cómo redactar un correo electrónico formal?
Indice
Usa una dirección de correo electrónico profesional
Lo más importante antes de enviar un correo formal es fijarnos en nuestra dirección de correo electrónico: Lo ideal es que tu dirección de correo electrónico sea lo más parecido a tu nombre: Sin guiones, letras adicionales, números, u otros símbolos.
Utiliza una tipografía formal
La fuente que utilices deberá ser lo más formal posible, lo ideal es usar Times New Roman, Arial o Sans Serif.
- Evita las fuentes como Comic Sans u Old English.
- Utiliza un tamaño de fuente promedio.
Usa un asunto de correo corto y apropiado
Entre más corto y puntual sea el asunto, mucho mejor. Intenta usar palabras claves como: “Ensayo de Literatura”, “Lista de Invitados”, “Documentos para Inscripción”, “Horarios de clases”, “Reunión 5 de enero”.
Usa un saludo apropiado
Cuando ya empieces a redactar tu correo, lo mejor es empezar con un saludo apropiado:
- Si conoces el nombre del destinatario, usa el título de la persona (Sr., Sra., Dr., etc.) seguido de su nombre o apellido y de dos puntos (:).
- Si no conoces el nombre, puedes tan solo escribir: “Estimado señor” o “Estimado representante”, “Estimado jefe de departamento” o incluso un “A quien corresponda” resulta adecuado.
Si es necesario, preséntate
Si es la primera vez que le escribes un correo electrónico a ese destinatario, deberás presentarte de una manera cordial en el primer párrafo. Para esto, no debes extenderte demasiado.
Describe la razón general del correo electrónico
Luego de presentarte, puedes pasar directamente a escribir en términos generales el motivo por el cuál le estás escribiendo.
Empieza a escribir el cuerpo del mensaje
Ya que te has presentado y has expuesto la razón de ser del correo, empieza a escribir describir el asunto del correo:
Si estás escribiendo un correo para solicitar una reunión, deberás empezar a describir el lugar y hora en la que tendrán lugar esa reunión; si estás escribiendo un correo electrónico para solicitar o algún documento, deberás dar algunos detalles del documento en cuestión.
- Toma muy en cuenta que la mayoría de los casos, con estos correos electrónicos formales, conviene ser directo. Entre más preciso y conciso seas, mejor. Esto evitará que el lector se pierda y tu correo no sea tomado en cuenta, incluso puede que simplemente sea ignorado.